Kassenrichtlinie 2012
Die Kassenrichtlinie 2012 soll Klarheit bezüglich der Ordnungsmäßigkeit von Kassensystemen bringen. Die Kassenrichtlinie nennt als Mindestvoraussetzung der Grundaufzeichnungen und der Losungsermittlung bei der Nutzung von Registrierkassen und Kassensystemen, dass sowohl die laufende Protokollierung der Datenerfassung als auch nachträgliche Änderungen und Stornierungen nachvollziehbar bleiben müssen. Für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit unterscheidet die Richtlinie verschiedene Kassentypen:
– Typ 1: mechanisch/numerisch druckende Registrierkassen (ohne Elektronik/Datenspeicher, fertigen laufend Journalstreifen an)
– Typ 2: einfache, konventionelle elektronische Registrierkassen
– Typ 3: Kassensysteme bzw. PC-Kassen (meist mit eigenem Betriebssystem)
– Sonstige Einrichtungen mit Registrierkassenfunktion
Die Richtlinie stellt klar, dass Kassentypen ohne Schnittstelle zum Datenexport, wie die Untertypen 2a (Kassen mit Bon- und Journaldruck) und 2b (Kassen mit Bondruckund elektronischem Journal mit begrenzter Speicherkapazität), den Anforderungen des § 131 BAO zur Ordnungsmäßigkeit nicht genügen. Hier gilt die Prüfbarkeit von Aufzeichnungen im Zuge von Steueraufsichtsmaßnahmen als nicht gegeben.
Um Problemen bei der Betriebsprüfung aus dem Weg zu gehen, empfehlen sich folgende Maßnahmen:
– Anfordern einer schriftlichen Beschreibung der Einrichtung zur Sicherung der ordnungsgemäßen Erfassung aller Geschäftsvorfälle vom Kassenhersteller bzw. -programmierer
– Anfertigung einer Verfahrensdokumentation (Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens)
– Sicherstellung der Kassensturzfähigkeit
– Fortlaufende Nummerierung der Geschäftsvorfälle
– Verfügbarkeit folgender Daten und Ausdrucke: Journalstreifen (Typ 1), elektronisches Journal, Tagesendsummenbons und GT-Speicherstände (Typ 2), Datenerfassungsprotokoll, Tagesabschlüsse (Typ 3)
Alle Maßnahmen zur Sicherstellung der vollständigen und richtigen Erfassung waren bis 31.12.2012 umzusetzen. Liegen Mängel im Zusammenhang mit den Aufzeichnungssystemen vor, so muss nach § 184 BAO eine Schätzung der Grundlagen durch die Abgabenbehörde erfolgen.
(Lilian Levai) 03/13
siehe auch: Neuerungen Kassensysteme und Aufzeichnungspflichten (09/2015), Kassensysteme und Aufzeichnungspflichten (03/2015), Basics: Verjährung und Aufbewarungsfristen (06/2013)