Vom Beleg zur Buchhaltung

Welche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsregeln gibt es für Steuerpflichtige?

Alles beginnt beim Beleg

Nicht nur, dass in der Buchhaltung die Regel „ohne Beleg keine Buchung“ gilt, verlangen auch die Steuervorschriften, dass alle für die Abgabenfestsetzung maßgeblichen Dokumente zu sammeln sind. Damit sind etwa Ausgangsrechnungen (Honorarnoten, Vorschreibungen), Eingangsrechnungen (mit Lieferscheinen), Spesenbelege, Bankbelege, Quittierungen usw. gemeint, jedoch aber auch Verträge oder Abrechungen wie Losungsberechnungen, Reise- oder Fahrtenbücher. Mit dieser Belegsammlung ist der Grundstein für die „Buchhaltung“ gelegt.

Dazu kommen Grundaufzeichnungen

Hier sind die Regeln für Bilanzierer und Einnahmen-Ausgaben-Rechner unterschiedlich.
– Bilanzierer haben als Grundaufzeichnungen noch ein Kassabuch zu führen (oder die lückenlose und zeitgeordnete Sammlung aller Barbewegungen zu bewerkstelligen) und zum Bilanzstichtag eine Inventur zu erstellen.
– Einnahmen-Ausgaben-Rechner müssen ein Wareneingangsbuch führen.
Das Einarbeiten in das Rechnungswesen kann durch Hilfsaufzeichnungen wie Rechnungsbücher, Einnahmen- bzw. Ausgaben-Aufstellungen vorbereitet bzw. erleichtert werden.

Aufzeichnen oder Buchen?

Für das Erfassen von Belegen für Bilanzierer hat sich der Begriff „Buchen“ eingeführt. Die rechtzeitige, vollständige und richtige Verbuchung aller Geschäftsfälle bildet die Grundlage für die Bilanz.
Für Einnahmen-Ausgaben-Rechner spricht man von „Aufzeichnungen“. Der Vorgang ähnelt dem Buchen sehr, nur dass für die Verbuchung nur die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben (Zufluß/Abfluß-Prinzip) maßgeblich sind. Bestände wie Forderungen und Verbindlichkeiten werden nicht aufgezeichnet/gebucht.

Nach dem was und wie, nun das WANN

Die Sammlung de Belege ist eine tägliche Aufgabe; wenn die Belege anfallen, sind sie zu sammeln, bzw. aufzubewahren.
Insbesondere Bareingänge und –ausgänge sind täglich und einzeln zu erfassen. Dies betrifft die Grundlagenerfassung. Betriebe mit einem Umsatz unter 150.000 € in zwei Vorjahren, können „vereinfacht“ ihre Einnahmen mit täglichen Kassasturz festhalten.
Das Wareneingangsbuch ist monatlich bzw. vierteljährlich zu führen.
Das Kassabuch ist monatlich bzw. vierteljährlich zu führen.

Monatlich oder vierteljährlich?

Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von unter 30.000 € haben ihre Aufzeichnungen bzw. ihre Buchhaltung vierteljährlich zu führen. Alle anderen monatlich.

TIPP:
für nächstes Jahr (2011) ist beschlossen, dass die Vierteljahresgrenze auf 100.000 € Vorjahresumsatz angehoben wird. Für Umsatzsteuerpflichtige Betriebe bedeutet das – Sparen beim Buchhalter, aber auch: Zusammensparen der Umsatzsteuerzahllast!

Bareinnahmen:
EINZELN ist das Stichwort: Die Bareinnahmen sind einzeln zu erfassen. Die ist für Betriebe, die ihren Umsatz vorwiegend bar einnehmen eine Herausforderun!. Die Einzelerfassung meint jeden Kundenumsatz, da ist etwa die Erfassung durch Registrierkasse, bei Automaten die tägliche Entleerung akzeptiert, die Standberechnung (was war anfangs da und was zuletzt) oder Strichlisten jedoch nicht.

Wareneingangsbuch
für Waren und Rohstoffe.
Form:

Vermerk der lfd. Nummer auf dem Beleg

Kassabuch:
für Barbewegungen
Form:

Vermerk der lfd. Nummer auf dem Beleg

Monatlich:
spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats
Vieteljährlich:
spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Vierteljahres

(Marina Polly) 06/10

siehe auch: Basics: Verjährung und Aufbewarungsfristen (06/2013), Kassenrichtlinie 2012 (03/2013), Kassenrichtlinie (03/2012)